Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring betrekking heeft, is DuoVision CommV.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@duovision.be.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u met DuoVision in contact komt.

Wij kunnen onder meer volgende gegevens verwerken:

• Voornaam en achternaam
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoon- of gsm-nummer
• Bedrijfsnaam en btw-nummer
• Informatie over de gewenste dienstverlening
• Gegevens die u zelf vermeldt in opmerkingen of berichten
• Foto’s en documenten in het kader van een offerteaanvraag
• Offerte-, klant- en opdrachtgegevens
• Facturatie- en betalingsgegevens
• E-mails, berichten en andere communicatie met DuoVision

Wanneer u foto’s of documenten bezorgt, kunnen daarop onbedoeld persoonsgegevens van uzelf of van derden zichtbaar zijn, zoals personen, woningen, nummerplaten of andere identificeerbare informatie.

Wij vragen daarom om alleen gegevens en bestanden te bezorgen die relevant zijn voor uw aanvraag.

Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

DuoVision ontvangt persoonsgegevens voornamelijk rechtstreeks van u. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer u:

• Het contact- of offerteformulier op onze website invult
• Foto’s of documenten uploadt
• Ons contacteert via e-mail of telefoon
• Contact opneemt via WhatsApp, sms, Messenger of Instagram
• Een offerte aanvraagt
• Klant wordt
• Gegevens verstrekt voor onze dienstverlening, administratie of facturatie

DuoVision gebruikt volgens de huidige werking geen aangekochte contactlijsten of externe databanken om persoonsgegevens van potentiële klanten te verzamelen.

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een duidelijk omschreven doel en wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Vragen en offerteaanvragen

Wij verwerken uw gegevens om uw aanvraag te beoordelen, bijkomende informatie op te vragen, een prijsinschatting of offerte op te maken en met u hierover te communiceren.

Deze verwerking gebeurt in hoofdzaak omdat dit noodzakelijk is om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst.

Uitvoering van onze dienstverlening

Wanneer u klant wordt, verwerken wij persoonsgegevens voor onder meer klantenadministratie, planning, uitvoering van werkzaamheden, communicatie, opvolging en behandeling van vragen of klachten.

Facturatie en boekhouding

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor facturatie, boekhouding, betalingsopvolging en de naleving van wettelijke en fiscale verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

In bepaalde gevallen kunnen wij persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het beheren van klantenrelaties, het bewaren van relevante zakelijke communicatie en het beschermen of verdedigen van onze rechten.

Toestemming

Wanneer een verwerking specifiek op uw toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Offerteaanvragen en uploads

Via onze website kunt u een offerte aanvragen. Daarbij kunnen onder meer uw naam, contactgegevens, adres, gewenste dienst en eventuele bedrijfsgegevens worden gevraagd.

U kunt daarnaast opmerkingen, foto’s of documenten toevoegen. Deze informatie wordt gebruikt om uw aanvraag te beoordelen en een correcte offerte of prijsinschatting te kunnen opmaken.

Geüploade foto’s en documenten kunnen lokaal worden bewaard voor de beoordeling van uw aanvraag en de prijsbepaling.

DuoVision gebruikt deze bestanden niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze werden verstrekt, tenzij daarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.

Met wie delen we persoonsgegevens?

DuoVision verkoopt of verhuurt uw persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, administratie of wettelijke verplichtingen.

• Gen Eleven BV — Technisch beheer en onderhoud van de website
• Combell — Hosting en technische infrastructuur
• Microsoft — E-mail en Microsoft 365
• OkiOki — Offerte-, administratieve en boekhoudkundige processen
• Sumus Accountants — Boekhoudkundige dienstverlening
• KBC Verzekeringen — Indien noodzakelijk in het kader van een verzekeringskwestie
• Unpaid — Indien noodzakelijk voor de opvolging of invordering van openstaande betalingen

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met bevoegde overheidsinstanties, gerechtelijke instanties of professionele adviseurs wanneer dit wettelijk vereist of noodzakelijk is.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

DuoVision bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van een wettelijke verplichting of voor de bescherming van onze rechten.

• Offertegegevens van personen die geen klant worden, worden in beginsel maximaal één jaar bewaard.
• Foto’s en documenten die uitsluitend voor een offerte of prijsbepaling worden gebruikt, worden in beginsel maximaal één jaar bewaard wanneer geen klantrelatie ontstaat.
• Klantgegevens worden gedurende de klantrelatie bewaard en kunnen daarna langer worden bijgehouden wanneer dit administratief, contractueel, fiscaal of juridisch noodzakelijk is.
• Facturen en boekhoudkundige documenten worden minstens gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen bewaard.
• Relevante communicatie kan worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het dossier, de klantrelatie of de bescherming van de rechten van DuoVision.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen geldige reden meer bestaat om ze te bewaren, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

Cookies en externe diensten

Volgens de huidige configuratie maakt DuoVision geen gebruik van analytische of marketingtracking.

Er worden momenteel geen persoonsgegevens gebruikt voor remarketing, retargeting of automatische profilering van websitebezoekers.

De website maakt wel gebruik van Google Fonts voor de weergave van lettertypes. Afhankelijk van de technische implementatie kan daarbij technische informatie, zoals het IP-adres van een bezoeker, worden verwerkt door een externe dienstverlener.

De website kan daarnaast technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken die vereist zijn voor de correcte en veilige werking van de website.

Beveiliging van persoonsgegevens

DuoVision neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging, vernietiging of openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en externe dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Geen enkel technisch systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, zal DuoVision deze beoordelen en, wanneer wettelijk vereist, de bevoegde toezichthoudende autoriteit en/of betrokken personen informeren.

Uw privacyrechten

Op grond van de AVG beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de omstandigheden kunt u onder meer vragen om:

• Inzage in uw persoonsgegevens
• Onjuiste gegevens te corrigeren
• Persoonsgegevens te laten verwijderen
• De verwerking te beperken
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• Uw gegevens te laten overdragen wanneer de wettelijke voorwaarden zijn vervuld
• Uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd

Deze rechten zijn niet absoluut. In bepaalde gevallen kan DuoVision gegevens niet verwijderen of een verzoek niet volledig uitvoeren, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt.

U kunt uw verzoek richten aan info@duovision.be.

Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

DuoVision kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer haar dienstverlening, website, systemen, externe dienstverleners of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie wordt steeds op de website gepubliceerd. De datum van de laatste wijziging wordt bovenaan deze privacyverklaring vermeld.

Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw privacyrechten kunt u rechtstreeks contact opnemen met DuoVision.